Sistemas de control de presencia y la normativa sobre prevención de riesgos laborales

En la actualidad resulta de crucial importancia para las empresas en control de presencia y los accesos del personal a sus edificios y oficinas. Una de las principales causas de esta realidad es la gran importancia que desde las instancias oficiales se está dando al cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Es por ello por lo que las empresas quieren mantener a buen recaudo los datos personales de sus empleados como direcciones, enfermedades, datos bancarios, teléfonos privados, etcétera.

Otra de las razones por las que resulta muy importante para las empresas saber que empleados y que personas se encuentran presente en sus instalaciones es la normativa actual sobre prevención de riesgos laborales, que obliga a la empresa a saber quién está presente en la misma.

Pero qué significa control presencia, pues el control de presencia significa tener bajo control en todo momento a los empleados y visitas que se encuentran en las instalaciones de un empresa.

Cómo elegir un sistema de control de presencia

A la hora de elegir el mejor sistema de control de presencia para nuestra empresa deberemos tener en cuenta que dicho sistema dependerá de la tipología de la misma, de sus políticas y de lo que realmente queramos controlar (no es lo mismo controlar simplemente la presencia y puntualidad de nuestros empleados, que querer llevar un control total de los fichajes y de horas trabajadas).

La primera opción a valorar es el de la utilización de las tarjetas de proximidad con banda magnética. Sin duda se trata de una solución muy sencilla y económica pero que tiene el inconveniente de no garantizar que el que está utilizando dicha tarjeta sea realmente la persona adecuada (las tarjeta se pueden perder o incluso prestar). En nuestra opinión, si queremos que el control de presencia sea eficaz, es necesario algo más y la tecnología actual lo permite con creces.

Por eso para realizar un control de presencia más eficaz existen los sistemas de control biométrico que utilizan lectores de factores biométricos como la huella dactilar, la retina del ojo, el reconocimiento facial o incluso las venas para identificar de manera exacta y sin posibilidad de equivocación a las personas. Actualmente el sistema de control biométrico más empleado y extendido por su comodidad y facilidad de uso es el control por huella dactilar. Estos sistemas además permiten llevar un control de horas trabajadas por los empleados exhaustivo y sin posibilidad de fallos.

De todas formas, nuestro consejo es que las empresas utilicen sistemas mixtos de control de presencia que utilicen ambas tecnologías, tanto de tarjetas de proximidad como de sistemas de control biométrico, es la forma de asegurar que cuando falle uno dispondremos del otro.

Ventajas del control de presencia

Actualmente existen muchas soluciones tecnológicas eficaces de control de presencia, soluciones que cuando están bien implantadas y se han planificado adecuadamente ofrecen numerosas ventajas a las empresas y a sus empleados:

• Acceso controlado a áreas restringidas, como pueden ser laboratorios tecnológicos o centros de proceso de datos.
• Posibilidad de supervisar desde una localización central los diferentes emplazamientos y locales de una misma empresa.
• Generación de informes de presencia, puntualidad y control horario.
• Fácil implantación del horario flexible.
• Ofrecer una mayor seguridad para empleados y visitas.
• Fácil control de quien permanece todavía en el edificio en caso de evacuación.
• Registro y detección inmediata de situaciones extrañas o irregulares.
• Proteger las instalaciones de la empresa frente a intrusiones no deseadas, minimizando el riesgo de robo.

Por último sólo emplazaros a que si tenéis intención de implantar un sistema de control de presencia en vuestra empresa, encontraréis más información en la web de Cucorent, donde también podréis ver los precios de los diferentes sistemas de control de presencia que se pueden adquirir en nuestro país y que, en nuestra opinión, tienen precios bastante asequibles.